--- title: "Piattaforma di Work Planning e Risorse: Case Study · Volcanic Minds" description: "Una piattaforma enterprise di work planning: come abbiamo ottimizzato la gestione delle risorse e dei flussi di lavoro con una soluzione su misura." url: "https://volcanicminds.com/case-studies/work-planning-platform" lang: "it" type: "second_level_page" updated: "2026-10-12" alternate: "https://volcanicminds.com/en/case-studies/work-planning-platform" summary: "Un ecosistema multi-aziendale per un gruppo di consulenza con professionisti in tutta Italia: assegnare i team, gestire le agende e tracciare le consuntivazioni. Commesse, consuntivazione da smartphone su una vista Kanban giornaliera e report per commessa, cliente e professionista stanno in un unico sistema, al posto di email e fogli Excel." --- # Pianificazione risorse e commesse Un sistema gestionale ERP completo che centralizza commesse, consuntivazione, reportistica e comunicazione interna per un gruppo aziendale di servizi e consulenza con professionisti distribuiti sul territorio nazionale. - **982** Commesse gestite - **395** Clienti attivi - **49k** Ore pianificate annue - **42** Professionisti ## Il punto di partenza *La sfida* Gestire un gruppo di aziende che eroga servizi di auditing e certificazioni, come cybersecurity e compliance ISO, con professionisti sparsi sul territorio nazionale significa affrontare **sfide strutturali e critiche**: le informazioni mutano in fretta, i tempi di consuntivazione si dilatano e la visibilità sulle commesse è un lusso riservato a chi ha tempo di incrociare fogli Excel. Il modello precedente funzionava ma con dei limiti: ogni professionista comunicava le proprie attività, i responsabili aggregavano i dati e impegnavano del tempo per renderli accessibili e condivisi. Le stime superavano i dati. - Frontend: 4 / 5 - Backend: 5 / 5 - DevOps: 5 / 5 - UX/UI: 4 / 5 - Security: 5 / 5 ## Il problema riscontrato Il problema non era la mancanza di strumenti o di capacità, ma la mancanza di **un unico canale pensato per come funziona davvero un gruppo di consulenza**: con commesse trasversali, professionisti che lavorano su più clienti contemporaneamente, con possibilità di comunicare criticità e richieste istantaneamente e la necessità di isolare i dati per ruolo senza perdere la panoramica d'insieme. ## Lo stack - Vue.js - Node.js - Docker - OVH - TailwindCSS - PostgreSQL - TypeORM ## Come abbiamo lavorato. 1. **Centralizzare la gestione delle commesse in un unico sistema** — Eliminare la frammentazione tra email, fogli di calcolo e tool generici, dando a ogni professionista e responsabile un punto di accesso unificato a commesse, attività e comunicazioni. 2. **Abilitare la consuntivazione in mobilità senza sacrificare il dettaglio** — Permettere ai professionisti distribuiti sul territorio di registrare le proprie attività da qualsiasi dispositivo, con un'interfaccia Kanban giornaliera che riduce il tempo di compilazione da fine giornata a pochi secondi per voce. 3. **Fornire reportistica strategica in tempo reale** — Costruire un sistema di report dedicati: per commessa, professionista, cliente, timesheet o aggregati ma con lo scopo di darei ai responsabili una visibilità immediata su margini, avanzamento e allocazione delle risorse, senza dover "maneggiare" i dati. 4. **Garantire sicurezza enterprise-grade per dati sensibili** — Trattando anche servizi di cybersecurity e compliance, il sistema deve implementare connessioni sicure, autenticazione multi-fattore (MFA), isolamento dei componenti infrastrutturali e zero esposizione di dati verso l'esterno. ## Caratteristiche sotto esame Focus su funzionalità e soluzioni ## Dashboard Operativa *Il punto d'ingresso* Offre una panoramica immediata su KPI e metriche: attività da fare, commesse aperte e clienti attuali. A colpo d'occhio anche le commesse in corso e le ultime comunicazioni da gestire. Ogni utente vede solo i dati pertinenti al suo ruolo. Un professionista con cinque attività assegnategli vede quelle cinque, questa è una scelta progettuale per garantire il focus e minimizzare le derive operative. **Problema risolto**: nessun responsabile deve più chiedere "a che punto siamo" la risposta è sullo schermo. ## Consuntivazione Kanban *Cuore pulsante* La consuntivazione è essenziale. Invece di un classico foglio presenze, abbiamo progettato una vista Kanban multi-mese dove ogni giorno è una riga con un pulsante immediato "crea" per inserire rapidamente le ore lavorate. I filtri in alto permettono di evidenziare una commessa specifica, un periodo e una granularità fine. **Problema risolto**: anche in mobilità i professionisti completano la consuntivazione in tempo reale e com pochi clic, non a fine mese da un recap approssimativo. I dati sono sempre aggiornati, non ci sono più stime. ## Login sicuro e MFA *La protezione in primis* Per i contesti dove la sicurezza è critica, e nel mondo della consulenza cybersecurity lo è per definizione, la piattaforma integra nativamente l'autenticazione a due fattori basata su TOTP. L'utente scansiona un QR code con Google Authenticator, Authy o qualsiasi app compatibile, e inserisce il codice a 6 cifre per completare la configurazione. **Problema risolto**: le commesse, i margini e le informazioni sui clienti sono protetti da un secondo livello di autenticazione conforme alle best practice di settore. ## Messaggistica per commessa *Un filo di connessione* La comunicazione è contestuale: ogni messaggio è legato a una commessa o direttamente alla specifica attività. Il sistema mostra il nome dell'autore, la data e il tag della commessa associata, permettendone l'apertura. Questo elimina il problema delle email o dei messaggi in chat che nel tempo si "slegano" alla commessa. Il professionista a Roma e il responsabile a Milano leggono lo stesso thread, nel medesimo contesto, senza ambiguità. **Problema risolto**: la comunicazione non si disperde più tra canali generici ma raggiunge solo chi è coinvolto nella commessa. ## Hai un progetto simile? Gestire commesse, la pianificazione così come la consuntivazione di risorse distribuite e reportistica operativa richiede un sistema costruito sulle logiche reali del tuo business. - [Prenota una call](https://vms.srl/booking) ## Domande frequenti Domande sul progetto ### Quanto tempo è servito per l'implementazione completa? Il progetto ha coperto l'intero ciclo: dall'analisi iniziale con il cliente, passando per la progettazione UX/UI tramite wireframe e mockup, fino allo sviluppo completo di backend, frontend, database e infrastruttura DevOps. Un progetto end-to-end di questa complessità (con reportistica avanzata, sistema di messaggistica, MFA e deployment containerizzato) richiede tipicamente tra i 3 e i 6 mesi con un team dedicato. ### Come gestite la sicurezza per dati sensibili come quelli di consulenza cybersecurity? La sicurezza è multi-livello: connessioni HTTPS obbligatorie, autenticazione multi-fattore TOTP integrata nativamente, isolamento dei componenti infrastrutturali tramite container Docker, zero esposizione di dati verso l'esterno e permessi basati su ruolo che isolano i dati per ogni utente. Il design segue il principio del minimo privilegio: ogni professionista vede solo le commesse e le attività di propria competenza. ### La piattaforma funziona su dispositivi mobili? Sì, l'intera piattaforma è responsive e progettata per funzionare su qualsiasi dispositivo con un browser moderno. Questo è un requisito fondamentale per professionisti che operano in mobilità sul territorio nazionale e devono consuntivare le attività o consultare lo stato delle commesse dal tablet o dallo smartphone. ### È possibile integrare il sistema con altri strumenti aziendali? L'architettura è basata su API RESTful (Node.js + PostgreSQL) e framework backend modulare (Volcanic Minds Backend), quindi l'integrazione con sistemi esistenti (come ERP, CRM, tool di fatturazione, ..) è tecnicamente supportata e pianificabile. Il sistema include già l'integrazione email per le notifiche automatiche piuttosto che le notifiche push su mobile. ### Come si adatta il sistema alla crescita del gruppo aziendale? L'architettura multi-azienda è nativa: le commesse sono associate a "Companies" specifiche, i report filtrano per azienda, professionista o cliente, e la struttura dei permessi scala senza modifiche architetturali. Aggiungere una nuova azienda al gruppo significa configurare una nuova entità, non riscrivere il sistema.